Algemene voorwaarden Presentation Lab

Presentatietraining – presentatiecoaching – presentaties op maat

Identiteit

RS Communication – Divisie Presentation Lab
Brusselsesteenweg 36-002, 2800 Mechelen
Ondernemingsnummer: BE 0870 714 164

Hierna genoemd: Presentation Lab

1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en diensten van Presentation Lab voor professionele klanten (B2B).
De diensten omvatten onder meer presentatietraining, coaching, presentatiechecks, storytelling, conceptontwikkeling, presentatieontwerp en aanverwante visuele communicatie.
De inhoud, omvang, werkwijze, planning en prijs van een opdracht worden bepaald in de offerte of schriftelijke opdrachtbevestiging.
Werkzaamheden die niet uitdrukkelijk zijn opgenomen in de offerte, maken geen deel uit van de overeengekomen opdracht.
De algemene voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter beschikking gesteld. Door de offerte schriftelijk goed te keuren, bevestigt de klant deze voorwaarden te aanvaarden.
Afwijkende voorwaarden van de klant gelden uitsluitend wanneer Presentation Lab deze vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Bij tegenstrijdigheid tussen de specifieke afspraken in een goedgekeurde offerte en deze algemene voorwaarden hebben de specifieke afspraken in de offerte voorrang.

2. Verplichtingen van de klant

De klant bezorgt tijdig alle informatie, documenten en materialen die nodig zijn om de opdracht correct uit te voeren, waaronder briefings, teksten, data, bestaande presentaties, huisstijlrichtlijnen, merkstrategieën en andere relevante documenten.
De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid, volledigheid en wettelijke conformiteit van de aangeleverde informatie, data en claims.
Bij medische, wetenschappelijke, technische, financiële of andere gereglementeerde inhoud staat de klant in voor de inhoudelijke controle, eventuele compliancevereisten en finale goedkeuring.
De klant zorgt voor de nodige interne afstemming en duidt waar nodig een contactpersoon aan die feedback kan bundelen en beslissingen kan bevestigen.
Wanneer informatie, beslissingen of feedback laattijdig worden aangeleverd, kan dit gevolgen hebben voor de planning en opleverdatum. Eventueel bijkomend werk wordt vooraf besproken.

3. Trainingen en coaching: annulatie en verplaatsing door de klant

Annulatie of verplaatsing gebeurt schriftelijk. E-mail volstaat. De ontvangstdatum bepaalt de toepasselijke termijn.

Meer dan 14 kalenderdagen vóór de startdatum

Kosteloze verplaatsing naar een andere datum, in overleg met Presentation Lab.
Kosteloze vervanging door een deelnemer uit dezelfde organisatie.
Bij definitieve annulatie is een annuleringsvergoeding verschuldigd van 40% van de overeengekomen totaalprijs voor de geboekte training of coaching, met een minimum van €400, beperkt tot maximaal de overeengekomen totaalprijs.

Binnen 14 kalenderdagen vóór de startdatum

De volledige overeengekomen prijs blijft verschuldigd.
Vervanging door een deelnemer uit dezelfde organisatie is toegestaan zonder bijkomende kosten.
Herboeking naar een andere datum is mogelijk in onderling overleg, afhankelijk van de beschikbaarheid van Presentation Lab. Reeds betaalde bedragen worden verrekend. Bijkomende voorbereidingsuren worden aangerekend aan €90 per uur, exclusief btw. Eventuele bijkomende administratieve kosten worden vooraf meegedeeld en overeengekomen.

Voor trajecten met meerdere sessies geldt de startdatum van de eerste sessie als referentie, tenzij de offerte anders bepaalt.

Reeds gemaakte externe kosten, zoals locatiehuur of catering, die niet kosteloos kunnen worden geannuleerd, worden doorgerekend voor zover ze niet reeds in de annuleringsvergoeding zijn inbegrepen.

4. Annulatie of wijziging door Presentation Lab

Presentation Lab kan een training, coaching of opdracht uitstellen of annuleren wanneer uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is door overmacht, ernstige ziekte, ongeval, ernstige familiale omstandigheden, langdurige technische storingen of andere omstandigheden buiten haar redelijke controle.
Presentation Lab brengt de klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte.
Partijen zoeken in overleg naar een nieuwe datum of aangepaste planning.
Wanneer verplaatsing of verdere uitvoering niet mogelijk is, worden reeds betaalde bedragen voor het niet-uitgevoerde gedeelte terugbetaald. Reeds uitgevoerde werkzaamheden blijven verschuldigd.
Voor zover wettelijk toegestaan, is Presentation Lab bij overmacht niet aansprakelijk voor bijkomende schade of kosten die voortvloeien uit het uitstel of de annulatie.

5. Presentatiecheck: voorwaarden en stopzetting

De presentatiecheck omvat de analyse, beoordeling en advisering over een bestaande presentatie, zoals beschreven in de offerte.
De concrete werkzaamheden en de oplevering worden per opdracht vastgelegd.
De presentatiecheck wordt aangeboden tegen één vaste opdrachtprijs, zonder opdeling in afzonderlijke fasen.
Bij voortijdige stopzetting door de klant blijft de volledige overeengekomen opdrachtprijs verschuldigd, tenzij de klant minstens 7 kalenderdagen vóór de geplande startdatum schriftelijk annuleert én Presentation Lab nog geen werkzaamheden heeft uitgevoerd.
De beslissing van de klant om het verstrekte advies geheel, gedeeltelijk of niet te volgen, heeft geen invloed op de betalingsverplichting.
Bijkomende werkzaamheden buiten de oorspronkelijke offerte worden vooraf besproken en uitsluitend uitgevoerd na akkoord van de klant.

6. Presentaties op maat: werkfasen, betaling en stopzetting

6.1. Opdracht en werkfasen

De opdracht wordt uitgevoerd volgens de werkzaamheden en fasen zoals omschreven in de offerte.
De fasen kunnen onder meer bestaan uit briefing, analyse, storyline, visueel concept, ontwerp en uitvoering van de presentatie.
De inhoud en de waarde van de afzonderlijke fasen worden per opdracht bepaald en in de offerte opgenomen.
De opdracht start na schriftelijke goedkeuring van de offerte en ontvangst van het overeengekomen voorschot.

6.2. Betalingsregeling

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geldt de volgende regeling:

50% van de totale opdrachtprijs bij de opstart, vóór aanvang van de werkzaamheden.
50% bij de finale oplevering van de presentatie.

Deze betalingsmomenten staan los van de waarde van de afzonderlijke werkfasen.

6.3. Feedback en correctierondes

Het aantal inbegrepen correctierondes wordt vastgelegd in de offerte.
De klant beschikt over 15 kalenderdagen na ontvangst van een ontwerp, storyline of presentatie om feedback te bezorgen, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken.
Feedback wordt zoveel mogelijk gebundeld aangeleverd. Tegenstrijdige opmerkingen van verschillende betrokkenen worden door de klant intern afgestemd.
Wanneer Presentation Lab binnen de afgesproken termijn geen feedback ontvangt, volgt een schriftelijke herinnering met een bijkomende reactietermijn.
Blijft een reactie uit, dan mag Presentation Lab de betreffende fase administratief afsluiten en factureren volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden.
Administratieve afsluiting houdt geen automatische inhoudelijke goedkeuring door de klant in.
Vertragingen in feedback kunnen leiden tot aanpassing van de verdere planning.

6.4. Wijzigingen en meerwerk

Wijzigingen binnen de afgesproken correctierondes en oorspronkelijke opdrachtomschrijving zijn inbegrepen in de overeengekomen prijs.
Wijzigingen buiten de oorspronkelijke opdracht, zoals een nieuwe doelgroep, gewijzigde kernboodschap, andere verhaallijn of aanzienlijke inhoudelijke uitbreiding, worden beschouwd als meerwerk.
Afhankelijk van de omvang wordt meerwerk aangerekend volgens het vooraf meegedeelde uurtarief of via een aanvullende offerte.
Bijkomende werkzaamheden worden vooraf besproken en pas uitgevoerd na akkoord van de klant.
Ingrijpende wijzigingen kunnen leiden tot aanpassing van de planning.

6.5. Voortijdige stopzetting door de klant

Wanneer de klant beslist een goedgekeurde opdracht voortijdig stop te zetten, gelden de volgende bepalingen:

Reeds volledig uitgevoerde fasen blijven integraal verschuldigd.
Werkzaamheden die al in een volgende fase zijn aangevat, worden aangerekend volgens hun aantoonbare uitvoeringsgraad.
Voor het nog niet uitgevoerde gedeelte van de opdracht is een stopzettingsvergoeding verschuldigd van 50% van de overeengekomen waarde van dat gedeelte.
Deze vergoeding compenseert onder meer de gereserveerde capaciteit en de inkomsten die Presentation Lab door de voortijdige stopzetting misloopt.
Reeds betaalde voorschotten worden verrekend met de totale verschuldigde vergoeding. Dezelfde werkzaamheden worden niet dubbel aangerekend.

6.6. Gebruik van tussentijdse resultaten

Wanneer een opdracht meerdere fasen omvat en de klant deze voortijdig stopzet, blijven de tussentijdse resultaten, waaronder analyses, storylines, teksten, concepten en visuele voorstellen, voorbehouden aan Presentation Lab.
De betaling van een afzonderlijke fase geeft de klant niet automatisch het recht om deze resultaten zelfstandig te gebruiken, verder uit te werken of aan derden over te dragen.
Elk verder gebruik vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van Presentation Lab. Eventuele gebruiksrechten en vergoedingen worden afzonderlijk overeengekomen.
Wanneer uitsluitend een afzonderlijke fase wordt besteld, gelden de gebruiksrechten zoals bepaald in de betreffende offerte.

7. Inspanningsverbintenis en aansprakelijkheid

Presentation Lab voert haar diensten uit naar beste inzicht, vermogen en vakmanschap, maar garandeert geen specifiek commercieel, professioneel of ander eindresultaat.
Presentation Lab is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit foutieve, onvolledige of laattijdige informatie van de klant, wijzigingen door derden of technische problemen buiten haar redelijke controle.
Voor zover wettelijk toegestaan, is Presentation Lab niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals winstderving, gemiste kansen of reputatieschade.
De eventuele rechtstreekse aansprakelijkheid van Presentation Lab is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag van de gefactureerde en door de klant betaalde diensten voor het project waarop de klacht betrekking heeft.
Deze beperkingen gelden niet voor aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

8. Intellectueel eigendom

Trainingen en coaching

Alle intellectuele eigendomsrechten op door Presentation Lab ontwikkelde of gebruikte trainingsmaterialen, waaronder methodieken, slides, hand-outs, werkboeken, templates, checklists en de Presentation Toolkit, blijven bij Presentation Lab of de betreffende rechthebbenden.
De klant en deelnemers krijgen een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor eigen professioneel gebruik.
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen deze materialen niet geheel of gedeeltelijk worden gepubliceerd, verspreid, gedeeld met niet-deelnemers of gebruikt als basis voor eigen opleidingen of commerciële producten.

Presentaties op maat

Na volledige betaling krijgt de klant een niet-exclusief gebruiksrecht op de definitief opgeleverde presentatie.
De klant mag deze presentatie gebruiken, aanpassen, kopiëren, presenteren en intern of extern verspreiden voor het doel waarvoor zij werd ontwikkeld.
Afzonderlijk hergebruik van originele visuele concepten, ontwerpen en grafische elementen voor andere doeleinden, zoals advertenties, reclamecampagnes, websites of brochures, vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van Presentation Lab. Eventuele bijkomende gebruiksrechten en vergoedingen worden afzonderlijk overeengekomen.
De onderliggende methodieken, werkwijzen en herbruikbare ontwerpen van Presentation Lab blijven haar eigendom, voor zover daarop rechten bestaan.
Voor beelden, lettertypes en andere materialen van derden gelden de toepasselijke licentievoorwaarden.
Bij voortijdige stopzetting gelden de bepalingen over tussentijdse resultaten uit artikel 6.6.
Afwijkende afspraken over gebruiksrechten worden schriftelijk vastgelegd in de offerte.

Materiaal van de klant

De klant staat ervoor in dat hij beschikt over de nodige rechten en toestemmingen voor teksten, beelden, logo’s, data, grafieken en andere materialen die hij aan Presentation Lab bezorgt.
Aanspraken van derden die voortvloeien uit onbevoegd gebruik van door de klant aangeleverd materiaal, vallen onder de verantwoordelijkheid van de klant, voor zover wettelijk toegestaan.

9. Betaling

Facturen zijn betaalbaar binnen 15 kalenderdagen na verzenddatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Presentation Lab mag een voorschotfactuur sturen of gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling vragen.
Bij laattijdige betaling zijn, voor zover wettelijk toegestaan, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd van 1% per begonnen maand op het openstaande bedrag, evenals een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van €75.
Bij uitblijvende betaling mag Presentation Lab lopende opdrachten opschorten of verdere diensten weigeren tot betaling heeft plaatsgevonden, rekening houdend met eventuele wettelijke beperkingen.

10. Geheimhouding en gebruik als referentie

Geheimhouding

Presentation Lab en de klant behandelen vertrouwelijke informatie over elkaars organisatie, projecten, plannen, tarieven, inhoud en werkwijzen vertrouwelijk.
Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de opdracht, tenzij de andere partij vooraf schriftelijk toestemming geeft of een wettelijke verplichting anders vereist.
Deze verplichting blijft ook na afloop van de opdracht gelden zolang de informatie vertrouwelijk van aard is.

Gebruik als referentie

Presentation Lab kan gerealiseerde opdrachten, klantlogo’s, beelden of onderdelen daarvan uitsluitend gebruiken in haar eigen communicatie na voorafgaande schriftelijke toestemming van de klant.
Presentation Lab legt vooraf ter goedkeuring voor wat wordt getoond, waar het verschijnt en in welke context.

11. Privacy en gegevensverwerking

Presentation Lab verwerkt persoonsgegevens, zoals naam, functie, contactgegevens en feedback, voor offertes, klantenbeheer, planning, uitvoering van diensten en boekhouding, overeenkomstig de geldende privacywetgeving.
Persoonsgegevens worden niet verkocht en uitsluitend gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht is.
Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.
Meer informatie staat in de privacyverklaring op de website van Presentation Lab.

12. Overige bepalingen en geschillen

Presentation Lab kan voor de uitvoering van een opdracht gespecialiseerde derden inschakelen, bijvoorbeeld voor training, ontwerp, fotografie of technische ondersteuning. Presentation Lab blijft het aanspreekpunt voor de klant, tenzij anders overeengekomen.
Wanneer noodzakelijke informatie of medewerking ondanks schriftelijk verzoek uitblijft, of wanneer sprake is van een ernstige contractuele tekortkoming, kan Presentation Lab de uitvoering opschorten of de overeenkomst beëindigen overeenkomstig het toepasselijke recht.
Reeds uitgevoerde prestaties en verschuldigde kosten blijven bij beëindiging betaalbaar, onverminderd de specifieke afspraken over voortijdige stopzetting.
Indien een bepaling van deze voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht.
Op alle overeenkomsten met Presentation Lab is Belgisch recht van toepassing.
Geschillen worden bij voorkeur eerst in der minne opgelost. Bij gebrek aan akkoord zijn, voor zover wettelijk toegestaan, de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen, bevoegd.